專案計劃書

　　我們已經談過多媒體小組的組成。現在我們該如何運用人員和知識，製作多媒體專案呢？你可能不願意去思考創造性的開發，大量減少產品的製作過程，直到你和顧客、客戶或委託和支付這件工作酬勞的任何人談過。

　　每一位多媒體設計者都有一位客戶，也就是某位想要最終產品並樂於付出酬勞。每一個多媒體專案也有特定的觀眾、時程表和製作預算。因此多媒體設計者要知道如何和客戶談價錢、展示書面計劃書和開始前的簽約等等事項。

　　與客戶談價錢是有祕訣的。譬如有個客戶想將一些智慧財產轉成多媒體作品。他一定會問你一個最重要的問題：「這要花多少錢？」你知道嗎？這個專案的成敗就看你如何處理這個問題了。起初，不要太快提到價錢。如果你太快回答一個數字，那麼這個數字，就會像強力膠一般地黏在客戶的心頭上。你的協商底線就此破滅殆盡。還有，你回答問題時不要吞吞肚吐。一個聰明的客戶一定會試著從你的談話中找出初步估計的價格。如果你含含糊糊地說：「現在馬上給你價錢會有點困難，因為我還耍再跟合夥人討論，而且我們真的要一份有關您需求的清單，以便決定我們是否該進一步做個需求分析…」這樣，你的麻煩可大了。

　　的確，若要從初次會面所蒐集的些微資訊完成成本估算，幾乎是不可能的。你希望有很多時間做這件事，但是你一定更希望自己在客戶面前看起來信心十足而且說話鏗鏘有力。你可試著這樣回答：「我們的下一個步驟就是要發展成本估算。在成本估算開始之前，我需要你能提供更多有關此專案的資料。這不會要你化太多時間，而且一但完成這個程序，我們便會將正式的計劃書呈現給您過目。只要計劃書合乎您的目慄，我們就正式簽訂合約並且讓專案依照排程進行。不知您是否同意？」顧客一定得說「好」，才是結束第一次會面的最佳方式。

　　你或許會想要給你客戶兩階段的計劃書。第一個階段是給客戶幾個選項：例如你可能擬定三個可行的選項：一個是節制開銷案，一個是中等價位案，最後一案是比前兩案更為複雜且昂貴，但卻物超所值。這就是價格分布的藝術，而且可真正幫助你進行協商。這三個建議案是與合約一起附在正式計劃書上。這個階段包含了成熟概念的展示〔包括價格與製作時問表〕以及一份正式合約書。

對客戶的計劃書要包括下列五大單元：

1. 溝通目標的陳述
2. 專案的處理方法
3. 專案的內容
4. 費用總結或預算
5. 製作進度管制表

　　涵蓋上述項目的優良多媒體計劃書，大概要 3-6 頁。計劃書的中段部分是專案的處理方法，一般是在開頭的創造性腦力激盪會議之後進行。

　　你的觀眾是誰，以及你希望他們做些什麼事？這兩大目標一定要弄清楚，並且要抓住重點。譬如在某一介紹密西西比河生態系統的專案中，倘若目標的敘述只簡單寫著：「此一互動式產品乃設計供教育兒黃有關密西西比河的生態系統。」這樣就顯得太平常了。

　　你可以要更進一步描述，應該說：「這個互動式多媒體產品，是為四至六年級的自然科學學生所設計，說明北美五種主要的河川污染源：農業用化學製品、腐蝕、都市廢棄物、河流沖刷以及工業用化學藥物。它是個綜合的資訊資料來源與階段性學習工具，其特點在說明密西西比河上游、支流、主河道、下游、水壩處與南三角洲的主要生態系統。」

　　儘量運用可量化的描述—例如「五種成因」和「六個生態系統」，這樣能減少你想要陳述的目標的抽象部分，當然你會更有機會達到客戶的期許。

　　處理方式的說明通常不到一頁，並且精確地描述該專案是為誰設計、它該如何運作以及它看起來和感覺如何。譬如在密西西比河專案中可陳述：

　　「學習過程是在一艘配置特殊配備的船屋／實驗室中進行，學生可以順著密西西比河航行，尋找破壞河川的污染源。學生也可以與科學家以互動方式詢問專家。船屋將配備影像監視器和特殊追蹤裝置，可以顯示河川植物和動物的靜態影像與影片剪輯。螢幕還可直接顯示、使用者自行操作的實驗室配備，學生可用來量測水中氧氣與化學製品污染程度等重要資料，以及可能存作於植物纖維和動物組織中的空氣與殘留化合物。」

　　「這趟航程的目標，是要讓使用者尋找影響河流裡大量而種類繁雜的生命形式的主要污染源。在學習過程中學生學會如何操作科學測量，並找出五大主要污染源。在測驗題中，提供諮詢的科學家會給予不同的解決方案，學生可以從中挑選能通過環保機關的方案。」

　　讓我們再次延續河川專案。此處是可能列在客戶計畫書裡的專案內容清單：

　　有一點很重要，此刻也應該明定哪些項目是由客戶提供，以及你所提供的項目。你甚至可以把清單分成兩個部份，客戶的義務和製作人的義務。舉例來說，客戶會供應任何照片、影片或文件嗎？或是他們會提供程式製作的訓練課程嗎？還要列出製作公司提供什麼，也就是「互動式目錄的界面、容納三百張影像的資料庫，以及 五千張 CD-ROM。」

　　對一位沒有經驗的計畫書撰寫者來說，要寫出精確的費用估算的確非常困難。但是，只要加上一點邏輯推論、一些對事實的求證以及對客戶預算的了解，你便能反向推算。

　　要切合客戶預算的關鍵在於了解他問過哪些東西。如果你曾經問過客戶對這個案子的構想，卻又回送你自己異想天開的觀點給他，你可能不會成功了。

　　不論你的構想有多好，這種洽談的方式，只代表你對自己構想的興趣，大於替解決客戶困難。如果客戶想要印刷型錄的電子版本，千萬別試著把家庭購物網路的 CD-ROM 版本推銷給他，那很明顯會花上一大筆製作費用。經驗在此時就彌是珍貴了，因為你可以和以前做過的專案相比較。當然，最後焦點都會集中在最珍貴的商品—時間。你有多少時間？它又值多少錢？依靠你自己的能力，去估計做某件事情要花多少時間。

　　計畫書應該包含一份大略的分項製作時間表，依照發生的時間先後順序列出。它也可以解釋為「交件清單」。因為設計是一種服務業，因此交件的範圍包括提供服務、舉行會議、諮詢、遞送文件與產品製作完成。

　　要完成一個多媒體產品，製作進度管制表是最有價值的參考工具，配合進度表，可以繼續不斷地溝通，使每個製作小組的成員有預覽表可以知道進度。以下是作者的國科會一項計畫的進度管制表。

1. 各分項製作進度管制表

   如果你畫一個多媒體產品內容的流程圖，你將發現有些錯綜複雜：其中某種媒體正在製作的同時，會和另外一種重疊；有時候則必須等到上一種媒體製作完成時，才能進行下一個步驟；因此會產生瓶頸效應，這就是要規畫單項媒體製作進度管制表最主要的原因。

   計畫經理對整個產品需要推展並掌握進度，他們的職責要規畫產品確實的時間表。確實表示要考慮到不可避免的延誤，和執行過程中有彈性時間容許有必要的更改。因此，計畫經理要有好的構想，能應付最好和最差的狀況，在自己領導下同時掌握。

   在規畫進度管制表以前，必須先有一個清楚而詳盡的紙上設計，從中得到製作母片的工作清單，這在整個媒體製作計畫中是不可或缺的。計畫經理在了解各產品製作之間複雜的相關性以後，為每個單項媒體製作規畫確實的時間表，並指出在整個製作過程中可以單獨完成的部份，然後開始執行計畫。

2. 整體製作進度管制表

   下列圖表給我們一個有關多媒體製作流程的整體概念。圖表中，區分二部份來說明：「設計階段」和「發展階段」。設計部份包含所有最原始的步驟，從靈感的湧現到腳本的創作、試用的樣品；發展階段分成幾小部份：「單項媒體製作」、「阿法測試」、「貝塔測試」到「母片生產」。上述每個步驟將在後面各章中詳細說明，現在先看看它們在圖表中的位置。

   整體製作進度管制表
   設計 階段	腦力激盪和流程圖	大約 10% 完成﹝紙上設計開始﹞
   	分鏡腳本和紙上設計	大約 20% 完成﹝雛形製作開始﹞
   	雛形製作和使用者測試	大約 30% 完成﹝發展階段開始﹞
   發展 階段	單項媒體製作	大約 40% 完成﹝程式設計開始﹞
   	程式設計和單項媒體製作	大約 65% 完成﹝阿法階段﹞
   	程式設計和找尋缺點	大約 80% 完成﹝貝塔階段﹞
   	程式設計和找尋最後缺點	大約 100% 完成﹝母片製作﹞

　　由上述製作進度表，可以探知一個基本的 CD-ROM 多媒體產品的發展。無論如何，不管媒體的傳播媒介是 CD-ROM、獨立導覽系統、互動式電視，或線上傳播，進度管制表控制了最基本的多媒體產品設計和發展的流程。通常，從開始到結束，一個多媒體產品計畫要花上幾個月到一年的時間才能完成。

合約

　　也許你從來沒想過合約有多重要！一旦你和客戶之間的計畫書定案之後，合約應該就很容易準備，因為基本上包含相同資訊，再加上一些額外的細節—更詳盡的製作時間表、交件的定案產品品質、總價和付款方式。

以下是合約內容的簡短清單：

1. 賦予專案一個簡潔有力的名稱。例如—「籃球教練必讀」。

2. 對專案的內容和特點做簡短但是清楚的描述。大多都可以直接從計畫書取得。

3. 產品交貨的數最。是五千片 CD-ROM 還是一萬片，以及你的協議中是否包含包裝設計、包裝和元件的組裝？

4. 清楚標示各項日期的製作時間表。例如「顧客須於一九九九年二月十六日前，遞交總裁在開幕式的 SVHS 影片剪輯，長度一分鐘。」或是「測試版本將於一九九九年三月六日交件，而客戶必須在一九九九年四月一日前完成評估。」你也一定要把設計文件的交件日期放進去，最後再加上完成品的交貨日期。

5. 付款時間表。例如，你可能把總價款分成三部份。第一次付款可以在簽約後十天內支付，第二次款項在其後三十天，尾款則於交貨後三十天內付款。